1.設(shè)備檔案放哪些東西

儀器設(shè)備檔案的記錄應(yīng)至少應(yīng)包括以下八個(gè)方面的內(nèi)容:

(1)設(shè)備及其軟件的識(shí)別安全鏈；

(2)制造商名稱、型號(hào)、出廠編號(hào);

(3)對(duì)設(shè)備是否符合規(guī)范的核查;

(4)儀器設(shè)備存放的位置;

(5)制造商的說(shuō)明書(shū)，或指明其存放地點(diǎn);

(6)所有檢定/校準(zhǔn)性能、核查報(bào)告和證書(shū);

(7)設(shè)備維護(hù)計(jì)劃以及維護(hù)記錄；

(8)設(shè)備的任何損壞長效機製、故障習慣、改裝或修理。 

儀器設(shè)備檔案管理是一個(gè)動(dòng)態(tài)組建、持續(xù)的過(guò)程。儀器設(shè)備檔案包括儀器設(shè)備的采購(gòu)服務體系、驗(yàn)收進展情況、使用、維護(hù)特點、維修等環(huán)節(jié)形成的文件材料研究，能夠準(zhǔn)確地、完整的反映設(shè)備從采購(gòu)到報(bào)廢整個(gè)過(guò)程的狀態(tài)信息綠色化發展。

2.設(shè)備檔案管理中的問(wèn)題

⊙檔案管理制度不完善

部分檢驗(yàn)檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室沒(méi)有根據(jù)自身情況去創新，創(chuàng)建有效的儀器設(shè)備檔案管理制度，明確相關(guān)部門(mén)以及人員職責(zé)應用創新，缺乏有效的檔案管理監(jiān)管機(jī)制講實踐。

⊙檔案管理意識(shí)不強(qiáng)

儀器設(shè)備檔案管理意識(shí)不強(qiáng)，主要體現(xiàn)在部分檢驗(yàn)檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室具體而言，雖然制定了相應(yīng)的檔案管理規(guī)程最為顯著，但因?qū)x器設(shè)備檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，導(dǎo)致相關(guān)制度形同虛設(shè)奮戰不懈，儀器設(shè)備檔案工作落實(shí)不到位生產能力。

⊙檔案管理人員隊(duì)伍力量薄弱

目前，部分實(shí)驗(yàn)室的儀器使用部門(mén)都沒(méi)有設(shè)置儀器設(shè)備檔案管理員規定。部分實(shí)驗(yàn)室雖然在儀器使用部門(mén)設(shè)置了儀器設(shè)備檔案管理員可持續，但由于缺乏檔案管理專業(yè)知識(shí)、不清楚究竟應(yīng)該怎樣進(jìn)行設(shè)備檔案管理工作示範推廣，無(wú)法正確的情況、及時(shí)地收集、整理和歸檔儀器設(shè)備檔案資料大大縮短。另外完善好，實(shí)驗(yàn)人員流動(dòng)變化大，有時(shí)候會(huì)存在因交接不到位而導(dǎo)致檔案工作脫節(jié)的現(xiàn)象供給。

⊙檔案利用率低

目前儀器設(shè)備檔案的一個(gè)比較大的問(wèn)題是檔案材料收集不全全過程，常常檔案材料只收集了儀器設(shè)備招標(biāo)采購(gòu)及驗(yàn)收相關(guān)材料更高要求，隨后使用過(guò)程中形成的檢定/校準(zhǔn)/核查、期間核查優勢領先、維護(hù)經驗分享、維修、甚至改動(dòng)材料收集不完整或未收入檔案新技術。

另外培養，因大部分檢驗(yàn)檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室的儀器設(shè)備檔案管理，還基本停留在紙質(zhì)材料的階段趨勢，檔案查詢不方便高效流通。

3.問(wèn)題的解決對(duì)策

針對(duì)儀器設(shè)備檔案管理存在的問(wèn)題，檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)可采取以下對(duì)策:

⊙完善制度，規(guī)范儀器設(shè)備檔案管理

檢驗(yàn)檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室根據(jù)自身情況創(chuàng)建有效的儀器設(shè)備檔案管理制度有力扭轉，規(guī)范儀器設(shè)備檔案管理。例如深入，制定嚴(yán)格的檔案管理操作程序形式，規(guī)范儀器設(shè)備檔案材料的收集、立卷歸檔行業內卷、利用進行培訓、銷(xiāo)毀等工作流程，統(tǒng)一設(shè)備檔案記錄格式凝聚力量，明確歸檔內(nèi)容關鍵技術、歸檔時(shí)間、檔案存放場(chǎng)地的環(huán)境設(shè)施要求、儀器設(shè)備使用及管理部門(mén)的任務(wù)分工也逐步提升、儀器設(shè)備檔案管理員崗位職責(zé)等等。此外能力和水平，檢驗(yàn)檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室還應(yīng)制定監(jiān)督和考核機(jī)制組織了，以便對(duì)儀器設(shè)備檔案管理工作進(jìn)行檢查和督促。 

⊙提高儀器設(shè)備檔案重要性的認(rèn)識(shí)

首先註入了新的力量，需要檢驗(yàn)檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室的領(lǐng)導(dǎo)帶頭提高對(duì)儀器設(shè)備檔案重要性的認(rèn)識(shí)表現，了解儀器設(shè)備檔案管理對(duì)于實(shí)驗(yàn)室管理的重要作用。其次說服力，實(shí)驗(yàn)室可通過(guò)培訓(xùn)的積極性、貼宣傳資料等方式，有針對(duì)性地宣傳檔案意義及本實(shí)驗(yàn)室儀器設(shè)備檔案管理的體系文件深刻變革，普及儀器設(shè)備檔案管理知識(shí)高效，提升員工儀器設(shè)備檔案管理意識(shí)。

⊙加強(qiáng)儀器設(shè)備檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)

儀器設(shè)備從招標(biāo)采購(gòu)到報(bào)廢至關重要，周期很長(zhǎng)質量，期間涉及多部門(mén)、人員，因此做好儀器設(shè)備檔案管理工作需要相關(guān)部門(mén)合力才能完成不久前。檢驗(yàn)檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室可以組建一支由儀器設(shè)備管理部門(mén)總管緊迫性，儀器使用部門(mén)派人協(xié)助的儀器設(shè)備檔案管理隊(duì)伍。利用各部門(mén)在儀器設(shè)備檔案管理中分工的不同機構，有機(jī)協(xié)調(diào)地進(jìn)行儀器設(shè)備檔案的建立到銷(xiāo)毀整個(gè)過(guò)程的收集非常激烈、歸檔工作，實(shí)現(xiàn)儀器設(shè)備的動(dòng)態(tài)管理更適合。

定期組織人員進(jìn)行檔案管理學(xué)習(xí)及培訓(xùn)技術交流，強(qiáng)化人員儀器設(shè)備檔案管理能力，加深各個(gè)部門(mén)的儀器設(shè)備檔案管理員對(duì)自身崗位職責(zé)的理解引人註目，比如保障，儀器管理部門(mén)的檔案管理員，應(yīng)積極主動(dòng)與儀器使用部門(mén)的檔案管理員進(jìn)行聯(lián)系改造層面，及時(shí)收集并歸檔儀器設(shè)備在安裝調(diào)試及使用過(guò)程中產(chǎn)生的一系列記錄資料。

組織應(yīng)制定適當(dāng)崗位激勵(lì)政策各項要求，提高儀器設(shè)備檔案管理員工作的積極性大面積。

⊙建立動(dòng)態(tài)的儀器設(shè)備臺(tái)賬

儀器設(shè)備檔案管理的最終目的是為了有效地利用檔案。檢驗(yàn)檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室需建立可以實(shí)時(shí)更新的儀器設(shè)備臺(tái)賬優勢與挑戰，尤其是電子臺(tái)賬集成應用，方便使用者查閱及統(tǒng)計(jì)儀器相關(guān)信息。臺(tái)賬信息包括儀器設(shè)備的名稱問題分析、型號(hào)迎來新的篇章、生產(chǎn)廠家、出廠編號(hào)不負眾望、使用部門(mén)共同學習、購(gòu)置日期、固定資產(chǎn)編號(hào)推動並實現、采購(gòu)價(jià)格、檢定/校準(zhǔn)/核查、期間核查更加完善、儀器運(yùn)行狀態(tài)薄弱點、是否已報(bào)廢、檔案借閱情況等信息精準調控，隨時(shí)可以應(yīng)對(duì)各項(xiàng)報(bào)表效高，包括經(jīng)常統(tǒng)計(jì)的固定資產(chǎn)總價(jià)值、報(bào)廢的設(shè)備統(tǒng)計(jì)總表等優化程度。

⊙嚴(yán)格檔案的借閱制度

為了保證儀器設(shè)備檔案資料的完好廣度和深度，應(yīng)建立嚴(yán)格的檔案借用應用的因素之一、歸還、交接驗(yàn)收制度信息，避免其丟失實踐者。經(jīng)常使用的儀器設(shè)備的操作手冊(cè)等隨機(jī)技術(shù)文件，在辦理歸檔手續(xù)后廣泛關註，可復(fù)印相關(guān)材料給使用部門(mén):如果復(fù)印比較困難的豐富，可在使用部門(mén)辦理檔案借閱登記后，將相關(guān)材料長(zhǎng)期保存在使用部門(mén)覆蓋，由使用部門(mén)派專人保管服務體系。

⊙推進(jìn)儀器設(shè)備檔案數(shù)字化管理 

在滿足實(shí)驗(yàn)室管理體系對(duì)儀器設(shè)備檔案管理的要求的前提下，檢驗(yàn)檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室要充分利用現(xiàn)代技術(shù)改造傳統(tǒng)的檔案管理方式重要的作用，可根據(jù)自身實(shí)際情況利用電子科技技術(shù)特點，開(kāi)發(fā)建立儀器設(shè)備檔案數(shù)字信息數(shù)據(jù)庫(kù)，包含儀器設(shè)備臺(tái)賬搶抓機遇、維護(hù)計(jì)劃綠色化發展、維護(hù)及維修記錄、使用記錄結論、溯源等儀器設(shè)備檔案信息模塊應用創新，完善儀器設(shè)備檔案管理系統(tǒng)，逐步實(shí)現(xiàn)儀器設(shè)備檔案管理的數(shù)字化足夠的實力、網(wǎng)絡(luò)化和諧共生，從而提高檔案的利用率，滿足使用者快捷地查詢各種設(shè)備儀器檔案資料的實(shí)際需要全面闡釋。